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Empecemos por el contexto. Solo necesitamos información básica para interpretar correctamente la tarea que nos vas a describir.
¿Qué te gustaría dejar de hacer manualmente? No pienses todavía en la solución. Queremos entender qué tarea o cuello de botella vale la pena estudiar.
Si pudieras dejar de hacer manualmente una tarea repetitiva, eliminar un problema o quitar un cuello de botella desde mañana, ¿cuál escogerías?
¿En qué área ocurre? Selecciona Ventas Atención al cliente Marketing Agenda / citas Cotizaciones Reservas Facturación Cartera / cobros Compras Inventario Recursos humanos Nómina Operaciones Logística Servicio posventa Administración Gestión / calidad Reportes Documentos Otro
¿Qué es lo que más te preocupa?
Cuéntanos cómo funciona hoy. Explícalo como se lo explicarías a una persona nueva de tu equipo.
¿Qué hace que esta tarea comience?
¿Qué ocurre desde que comienza hasta que termina?
¿Cuántas personas participan? Selecciona 1 2 3–5 6 o más No sé
¿Qué roles o áreas intervienen?
¿Qué debe haber ocurrido para decir “quedó terminada correctamente”?
¿Dónde suele demorarse, fallar o devolverse? Opcional
¿Cuánto trabajo representa? Los rangos aproximados son suficientes para dimensionar el problema.
Frecuencia Selecciona Varias veces al día Todos los días Varias veces por semana Semanalmente Varias veces al mes Mensualmente Ocasionalmente
Volumen aproximado Selecciona 1–10 11–50 51–100 101–500 Más de 500 No sé
¿Qué estás contando? Opcional
Tiempo por caso Selecciona Menos de 5 minutos 5–15 minutos 15–30 minutos 30–60 minutos Más de 1 hora Varía mucho No sé
¿Qué cosas hace manualmente el equipo?
¿Qué información y herramientas necesita? Queremos entender dónde vive la información y cuánto del trabajo sigue reglas claras.
¿Alguien debe copiar o volver a registrar información de una herramienta en otra?
¿De dónde sale y dónde se vuelve a ingresar?
¿Qué información consulta el equipo?
¿Cómo está actualmente esa información?
Si la persona que más conoce este proceso no pudiera trabajar una semana, ¿qué ocurriría? Selecciona Nada importante Habría algunas dificultades El proceso se retrasaría considerablemente Prácticamente se detendría No sé
Durante esta tarea, ¿qué necesita hacer una persona?
¿Cómo se toman normalmente esas decisiones?
¿Qué pasa cuando algo sale de lo normal? No buscamos eliminar el criterio humano. Necesitamos saber dónde debe mantenerse.
¿Existen situaciones donde el proceso deja de seguir los pasos normales?
¿Qué suele ocurrir?
¿Qué hace el equipo?
Si esta tarea se hace mal o tarde, ¿qué puede ocurrir?
¿Hay decisiones o acciones que siempre deberían quedar en manos de una persona?
¿Cuáles?
¿Hay alguna acción que nunca debería ejecutarse automáticamente? Opcional
¿Qué tendría que mejorar para que valiera la pena? La última parte nos ayuda a distinguir una idea interesante de una oportunidad con impacto real.
Si funcionara perfectamente, ¿qué debería mejorar?
¿Cómo sabrías dentro de tres meses que resolverlo realmente valió la pena?
Prioridad Selecciona Baja Media Alta Crítica
¿Ya intentaron mejorarlo antes? Selecciona No Sí
¿Por qué necesitan resolverlo ahora?
¿Qué intentaron y qué funcionó o no?
¿Existe una fecha, auditoría, temporada, cierre o evento que haga importante resolverlo antes de cierto momento?
Además de este proceso, ¿qué otra tarea crees que debería dejar de hacerse manualmente? Opcional
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No compartas contraseñas, credenciales ni información personal sensible que no sea necesaria para entender el proceso.